月額980円～記帳代行サービスを提供中。設立3年未満、従業員数50名以下の企業限定。丸投げ型の記帳代行・経理代行サービスなら千代田区経理・記帳代行センター｜税理士法人エンブレース

他のサービスを探す
経理代行 決算業務

記帳代行とは

●記帳代行とは

記帳代行とは、会社が日々行う帳簿作成業務を代行するサービスのことです。サービスの提供者は税理士事務所や会計事務所などの税務の専門家と記帳代行を事業目的とした記帳代行事業会社があります。
料金やサービスの質は、それこそピンからキリまで様々です。一般的な傾向としては、税理士事務所や会計事務所が行う記帳代行は、企業会計基準に準拠した決算や法人税、消費税等の税務申告を行うことを前提としているため、適正性や正確性を重視しています。その分、料金的は多少事業会社が行う記帳代行よりも高くなる傾向があるようです。
一方、事業会社は料金の安さを訴求しているケースが多いようです。そのために領収書や請求書などの紙の情報をデジタル化して中国やベトナムなどで現地の人材を利用することによってコストの低減を図っている会社も存在します。
自社の利用目的に合った記帳代行業者へ依頼するがおすすめです。

一般的に記帳代行を利用する最大のメリットは、専門的知識を持つ従業員を雇うかわりに業務をアウトソース化することによりコストを低減することです。
自社で記帳業務を行う場合、作業が日々発生することになります。すなわち領収書や請求書など会計資料を整理し、その情報を会計ソフトへ仕訳として入力することになります。そのためにはある程度簿記などの専門知識を持った社員を雇う必要もあります。
ところが、経理部門は、営業部門等とは異なり、いわゆるコストセンターであり利益を生む業務を行うわけではありません。
そこで、記帳代行を利用することにより時間と手間のコストを抑えることが可能となり、記帳代行は有効なコスト削減の手段となりえるわけです。

記帳は会社経営の義務

●記帳が必要な理由

なぜ記帳は必要なのでしょうか。
法人、個人を問わず年度末には決算業務を行い、税務申告を行う義務があります。また株式会社の場合、会社法上年度末に行う決算を広告する義務もあります。決算を行うためには年間のすべての取引が集計されていなければなりません。その集計を行うために日々の経済活動を記録する、すなわち記帳業務が必要になるわけです。
最終的には決算申告をゴールとした会社における記帳業務は、会社の中に保管されている背請求書や領収書、銀行通帳など日々の記帳データがベースとなります。そのためほとんどの会社では、経営者または経理担当者が記帳入力を行うことになります。

一方、記帳業務は、企業会計の原則や法人税法などに則って行われる必要があるため、記帳業務は簿記や会計、税務などの知識が必要不可欠となります。記帳業務を行うものが簿記などの必要知識を知らない場合、記帳業務で問題が発生する恐れがあります。
すなわち利益が過大に、あるいは過少に計上されるなどの会社にとって不利益な経理計上がなされる場合が考えられます。結果として、違法とは知らずに脱税行為につながる計上を行い税務調査で指摘、税金の追徴を受けることになると企業にとっては大きなダメージとなります。

また、記帳業務は間違いが許されない厳格性が要求される業務です。
もし細かいミスが重なるようなことがあると正しい決算ができず、できあがった決算書は会社の正しい経営成績や財務状態を示さないことになります。その結果、経営者は正確な経営数値を知ることができず誤った経営判断を下してしまうかもしれないのです。
このように簿記や会計、税務などの必要な知識や経験がない者が記帳業務を行って、誤った決算書を作成してしまうことは実に企業経営にとってデメリットが大きいわけです。

次に、個人事業主にとっても記帳業務は重要です。
たとえ個人経営と言へども、経営の状況を正確に知るためには正確に作成された決算書が必要であることはもちろんです。
さらに、青色申告では正規の簿記にもとづいた決算書を作成することが青色控除を受けるための要件となっていますが、白色申告でも税法は記帳を義務化しました。
かつては、白色申告の場合、事業所得などの合計が300万円以下の人は、帳簿をつける義務がありませんでした。ところが税制が改正され平成26年1月以降、白色申告する人全員に日々の帳簿付けが義務化されました。

結論としては、記帳義務の対象は法人、個人事業主を問わない。特に個人事業主の場合、青色申告者のみから適用が拡大され白色申告者も対象となったということです。
もし、記帳をおこなわない場合には、結果として適法な申告が出来ないことになります。税務署から指摘を受ければ、追徴課税、延滞税が発生する可能性も否定できません。

記帳代行と経理代行の違い

●経理代行とは

記帳代行と似たことばで、経理代行というものがあります。
経理代行は、会社の経理部門が行う経理業務を外部のアウトソーシング業者が代わりに行うことをいいます。記帳代行では、経理業務の一部分である記帳業務のみをアウトソースしますが、経理代行は、会社などが行う記帳行を含む経理業務の全部、あるいはその一部をアウトソースすることになります。

●経理とは

ここで、経理とは何かについて説明いたします。
経理とは、お金についての情報を識別、測定、記録、集計、伝達するプロセスのことをいいます。いわば「お金に関する処理業務」といってもいいかと思います。

経理の業務を個別に見ていくと、

1．伝票起票：領収書や請求書、通帳などから取引情報を抜き出し、その個々の取引を伝票と呼ばれる媒体に一つ一つ記録することをいいます。会計ソフトを利用している場合は、多くの会計ソフトには伝票機能が備わるため、「紙」での伝票は作成せず、会計ソフトに個々の取引情報を入力する場合も多くなりました。

2．帳簿記帳：作成した伝票を会計ソフトなどに記帳することにより会計情報の記録体系である帳簿を作成すること。帳簿には総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売上帳、買掛元帳など様々な帳簿があります。かつてパソコンがなかった時代には、紙媒体であるたくさんの種類の帳簿に「転記」を重ねることによりマニュアルで作成していました。現在はパソコン上の会計ソフトに一度伝票の情報を入力すると様々な帳簿が同時に作成されます。

上記1と2を合わせて、記帳業務と呼びます。

3．請求業務：事業を行う会社や個人は、得意先に財やサービスの提供を行うことによりその対価を請求します。具体的には、請求内容や請求金額を記載した請求書を作成し発行する業務です。販売管理ソフトを利用している場合には、販売管理ソフトから請求書を作成する場合が多くあります。

4．与信（債権）管理業務：得意先に請求書を発行すると、その代金が支払われますが、正しい金額が支払期日どおりに間違いなく、もれなく支払われたかどうかを確認する売上債権の回収業務です。さらにそもそも代金を現金ではなく掛けで販売してもよい取引先なのかどうか、あるいは、いくらまでなら掛けでも販売してよいかの取引先の信用度を調査することも与信業務に含める場合があります。

5．支払業務：事業を行う会社や個人は、お金を稼ぐために得意先に財やサービスの提供をおこないますが、そのために必要な商品の仕入れや従業員の給与、家賃、電気代などの様々な経費を支払う必要があります。通常は、相手先から送られてきた請求書にもとづいてネットバンキングなどで支払います。これらを支払業務と呼びます。

6．決算書作成、税務申告業務：会社のお金に関する情報を最終的に収集して、貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書などから成る財務諸表（決算書）を作成し、その決算書に基づいて、法人税や事業税、消費税などの税務申告書を作成し、税務署へ申告する業務を言います。一般的には、決算書までを会社の経理担当者が作成し、税務申告業務は税理士が会社に代わって行います。
決算書の作成は、会計ソフトを利用している場合は、入力された伝票情報がソフト上で集計、分類されて自動的に作成されます。

7．資金繰り表の作成業務：経理担当者には、会社のお金の動きに関するすべての情報が集まりますからお金の入出金すべてをひとつの表にまとめた資金繰り表の作成を行います。さらに過去のお金の動きに将来のお金の動きの予想（売上予想、経費の予想）を加えた資金繰り予定表も作成します。資金繰り予定表は、会社のお金が将来増えるのか、それとも減るのか、もし不足するのであれば銀行などから借入を行う必要があるかなど、会社のキャッシュフローを予測し、将来の投資や資金調達などの重要な経営意思決定の根拠となります。

8．経営情報の報告業務：経理担当者は、作成した決算書や資金繰り表から読み取れる会社の経営成績や財政状態、資金繰りの状況などの情報を経営者に報告します。報告された決算書や資金繰り予定表を基に経営者は日々の経営活動、意思決定を行います。

●経理の重要性について

この様に、経理の仕事からもたらされる情報により経営判断がなされるため、経理上でのミスは許されないものとなります。入力ミスは誤った情報となり、結果として経営者の判断を誤らせて会社に対する大きな損害に繋がることもありえます。
また、請求業務や与信業務がしっかりと行われないと、本来得られる売上とその売上代金の回収がおろそかになり、会社に損害を与えることになります。
従って、経理は、専門の知識を持った人材により確認・作業を行うことが重要となります。経理業務を間違いなく、迅速に行っているかどうかが会社の将来の業績に大きな影響を与えると言っても過言ではないのです。
また経理業務を行っている担当者は、会社のお金の動きを通じて会社の経営を俯瞰的にみることができます。経理担当者自信が経営に対する洞察力を深めることによって、日々得られる経理の情報から会社経営の改善点などを提案することが可能になります。

記帳代行のメリット

●本業に専念できる

記帳代行を利用することの最大のメリットは、特に起業したばかりの企業やスモールサイズの企業では人的なリソースをプロフィットセンターである本業に集中できる、いわゆる「本業に専念」が可能となるということです。

記帳業務は、簿記や会計に関するある程度の専門知識が必要となる業務です。経理担当者が不在の会社の会社では、往々にして社長自身が日々の記帳業務を行っていることも珍しくありません。請求書の作成、日々の経費の支払いや、給与の支払い、通帳の管理を社長自身が行っているため、会社のお金に関する情報が集中する社長が当然のように記帳業務も行ってしまうわけです。社員には「会社の数字」を見せたくないという事情もあるでしょう。

これは経理の専門家ではない社長にとって大きな負担となります。限られた活動時間のうちの数時間を記帳業務に費やすわけですから、通常業務や営業活動に支障をきたすのは当然です。
記帳業務は社長が行わず、外部の記帳代行サービスを利用することが有益になることが多いわけです。

●人件費を抑えることが可能

記帳代行を活用することのメリットのひとつが、人を雇うよりコスト削減につながる場合があることです。
数十億円くらい以上のある程度の売上規模のある会社であれば、経理業務もそれなりに分量がありますし、社内のワークフローも内部統制のため次第に複雑となりますから、複数の経理専任の担当者を社内に常駐させる必要ができてきます。

ところが企業間もない場合や、企業規模がまだそれほど大きくない段階では、専任の経理担当者を従業員として雇い入れても、まだフルタイムで活動するほどの仕訳量がありません。
雇い入れたとしても、アイドルタイムは経理以外の仕事をすることになるので効率がよくありません。

従業員を雇用するということは会社にとっては大きな負担であり、固定費となりますから作業量の少ない時期でもコストは発生し続けます。また経理担当者に限ったことではありませんが、従業員を雇用するということは会社にとってリスク要因にもなります。企業規模から経理担当者を一人だけ雇う場合、よほど「出来る人」を雇うことに成功するか、内部統制などの牽制組織をきっちり作りこんでおかないと、本人がミスを犯しても誰も気が付きません。最終的に間違った決算書ができてしますリスクがあります。また突然会社を辞めてしまった場合に、ほかの従業員では対応ができないというリスクもあります。

もちろん、人材不足でなかなか採用がうまくいかない昨今の状況では、採用コストもバカにならないほどになります。

●税務にかかわる見解や経験にもとづくサービスが得られる

記帳業務を外部に依頼することのポイントは、税務にかかわる見解や経験にもとづくサービスが得られるということです。

記帳代行業者や税理士事務所は、実務経験が豊富であるため、イレギュラーな取引やレアなケースの取引でも迅速かつ正確に対応が可能です。とりわけ税理士事務所が行う記帳代行は、税務に関わる見解をもとに記帳を行うため、節税が可能な処理を選択できます。また、税務調査で指摘を受けるリスクを低減させることもできます。

●記帳代行以外の付加価値サービスが得られる
記帳代行業者や税理士事務所は、記帳代行業務を多数行うことにより、様々な会社の様々なデータを結果として取り扱うことになります。

そのため、決算書や帳簿の作成以外の付加価値サービスとして、決算書や月次試算表にもとづく業績分析や、コンサルティング等を行っています。特に税理士事務所などの会計事務所が行う税務に関するコンサルティングでは、節税のアドバイスが期待できます。

記帳代行の料金

●記帳代行の料金体系

記帳代行の料金は、基本的には会計ソフトに入力した仕訳数によります。
仕訳とは、領収書などの現金取引や、普通預金の入出金の様なひとつひとつの取引のことを言います。

記帳代行会社と税理士事務所、会計事務所の料金設定に大きな違いはありません。記帳代行の料金体系は概ね次の二つのパターンのいずれかです。ひとつめは、月額基本料を設定しさらに従量課金制とするものです。

月額の基本料金を定額とし、入力した仕訳数がある一定の仕訳数を超えたときに段階的に料金が増加する体系です。例えば、月間100仕訳までを10,000円の基本料金とし月間の仕訳数が1～100仕訳以下であれば何仕訳であれ料金は10,000円とし、101仕訳目からは、1仕訳100円で課金するようなパターンです。

もうひとつの料金体系は、完全な単価制です。つまりあらかじめ1仕訳あたりいくらと単価を定め、月間に入力した正確な仕訳数をもとに算出する体系です。

このような従量のみの単価性の場合、1仕訳あたりの単価はおおむね50～100円が多いようです。また、料金はお客様の業種、ニーズなどで変動する場合があります。例えば、部門を設けるような場合、建設業や製造業のように製造原価を計算するような場合は付加的な料金が発生します。予算から可能なサービスを依頼する方法も可能です。

●料金を抑えるポイント

記帳代行の料金をなるべき安く抑えたい場合のポイントは、毎月の領収書などの会計資料をきちんと整理して渡すことです。例えば、売上の請求書、支払った経費の請求書、内容の小書きを入れた通帳のコピー、領収書をそれぞれ分けてファイルか封筒に入れておく。領収書は用途を記入して交通費や交際費、消耗品費など種類に分けておく、などです。

記帳代行の業務は、まずお客様から渡された会計資料の整理から作業を行うので、税理士事務所などの作業時間が大幅に減ると、その分の手間賃を抑えることが可能なので料金を安く抑えることができます。

記帳代行は税理士と代行業者のどちらを選ぶ？

●どちらを選ぶべきか

それでは、記帳代行は税理士事務所や会計事務所かそれとも記帳代行会社のどちらを選ぶべきでしょうか。結論から言えば、トータルで見てやはり税理士事務所の方がメリットは大きいといるでしょう。会計の記帳業務を外部に依頼する場合、金額以外の定性的な要素も考慮する必要があります。社内に税務や経理に詳しいスタッフがいる、あるいは、税理士が経理の中身までこまかくチェックしていて、記帳代行は取引の一部、例えば経費の領収の入力や通帳取引の入力だけの場合のように限られた目的で記帳業務を外部に依頼する場合は、料金本位で安記帳代行会社に依頼するのも良いでしょう。

しかし、企業活動と税務は切っても切り離せない関係にあります。同じ取引でも税務会計を考慮するかどうかで記帳の方法、仕訳が異なってきます。余分な税金を払いたくない、とはいえ、過度な節税を行って税務調査で指摘を受けるのはもっといやだ。そのような場合、やはり税務の専門家である税理士事務所など会計事務所に記帳代行を依頼する方が安心感があります。

●税務相談ができるのは税理士だけ

税金の計算や税金相談など税に関する仕事は税理士だけの業務です。税理士資格を持たない者が税金に関する仕事を行うと税理士法により罰せられることになります。税理士は、税務相談に対応したり、決算後の税務申告書の作成や申告を行います。会社経営上、税務への対応は避けられない以上、決算の前提となる記帳代行業務も税理士に依頼したほうが良いということになります。

●税務調査時に対処可能

普通に利益が出ている会社であれば、3年～4年に一度の税務調査は避けられません。税務調査が会社に入った場合、調査官の質問や指摘事項に対応する必要があります。帳簿の入力内容を最も熟知しているのが入力した本人です。

記帳代行を行った税理士事務所など会計事務所の担当者が調査の際に立ち会って調査官の質問に回答するのがベストです。また、税理士事務所など会計事務所が記帳代行を行う際には、あらかじめ税務調査が入ることを前提に税法上、税務調査にも耐えうる記帳を行います。税務調査での対応を考えれば、記帳代行は税理士事務所や会計事務所に任せた方が有利と言えます。

•